Die Verwaltung im Wipperfürther Rathaus setzt auf Künstliche Intelligenz. Zunächst testweise soll eine KI die Protokolle von Rats- und Ausschussitzungen verfassen.
TestphaseKI schreibt in Wipperfürth die Ratsprotokolle
Von Stefan Corssen
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Ein Ratsprotokoll
Copyright: Gaudich (Archivfoto)
Schriftführer im Verein können ein Lied davon singen: Von jeder Sitzung des Vorstands muss ein Protokoll erstellt werden. Das macht Arbeit. Das gleiche gilt für die Arbeit von politischen Gremien. Auch hier muss eine – in den meisten Fällen weibliche Mitarbeiterin der Verwaltung – die wichtigsten Punkte einer Ausschuss- oder Ratssitzung mitschreiben und daraus später ein schriftliches Protokoll der Sitzung anfertigen. Nur dass in diesen Fällen die Anforderungen an das Protokoll noch höher sind, vor allem dann, wenn rechtliche Fragen und Probleme diskutiert und entschieden werden.
Die Hansestadt Wipperfürth geht jetzt im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie einen ganz neuen Weg. Für die Testphase von einem halben Jahr soll eine Software, die von einer künstlichen Intelligenz gesteuert wird, die Sitzungen protokollieren.
Datenschutz wird groß geschrieben
In Wipperfürth hat man sich – auch nach Rücksprache mit anderen Kommunen, die vergleichbare Ansätze erproben – für ein Produkt der Speechmind GmbH aus Dresden entschieden. Das Unternehmen sichert zu, dass alle Protokolle nach den strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erstellt werden. Dazu zählt auch, dass die Datenübertragung in verschlüsselter Form geschieht und die Daten auf gesicherten Servern gespeichert werden.
Da in Wipperfürth ohnehin fast alle Aussschuss- und Ratssitzungen als Videokonferenz aufgezeichnet und gestreamt werden, kann man auf die Tonspur zurückgreifen. Das KI-gestützte Programm soll diese Tonspur transkribieren und daraus ein strukturiertes Protokoll erstellen.
Erfahrungen auswerten
„Das System erstellt Tagesordnungspunkte automatisch oder nutzt vorgegebene TOPs.Protokolle lassen sich in verschiedenen Detailtiefen ausgeben – als Stichpunkte, Ergebnis- oder Verlaufsprotokolle. Für die öffentliche Verwaltung gibt es ein Spezialformat mit indirekter Rede und angepassten Formatierungen. Beschlüsse werden separat erkannt und mit Ergebnis erfasst“, so steht es auf der Internetseite von Speechmind GmbH.
In Wipperfürth will man in der halbjährlichen Testphase verschiedene offene Fragen klären: Welche Zeitersparnis ist mit der KI-Anwendung verbunden, wie ist die Qualität der KI-Protokolle und wie die Akzeptanz? „Praktische Erfahrungen soll helfen, Nutzen und Risiken realistisch zu bewerten“, hießt es in der Vorlage der Verwaltung.
Erst nach Auswertung der Testphase soll eine Entscheidung fallen, ob die Hansestadt Wipperfürth eine solche Software dauerhaft einsetzt. Die Kosten für die Testphase beziffert die Verwaltung mit 950 Euro. Eine Einschränkung gilt jedoch: Die KI-gestützte Software darf zunächst nur für öffentliche Sitzungen eingesetzt werden, bei nicht-öffentlichen Sitzungen muss weiterhin ein Mensch das Protokoll erstellen.